Cómo se usa Fichajes.es

Personas → Empleados. «Nuevo» para dar de alta (nombre, email, sede y fecha bastan para empezar); «Importar» para el CSV con la plantilla, que primero simula y luego aplica. En la ficha: departamento, responsable, horario con vigencia, contrato, PIN de kiosko, permisos de fichaje (móvil, web, geolocalización, IP de sede). Los datos identificativos se guardan cifrados.

La baja se hace con fecha; nada se borra, porque el registro debe conservarse cuatro años (art. 34.9 ET). Una persona de baja deja de fichar pero sigue apareciendo en cierres e informes del periodo en que trabajó.

Tiempo → Horarios. Un horario fijo tiene tramos por día de la semana (09:00-14:00 y 15:00-18:00); uno flexible, minutos al día sin tramos. Ambos llevan horas semanales y pausa no retribuida. Se asignan a cada persona con fecha «desde»; el histórico se conserva.

La jornada prevista de un día sale de la cascada excepción del cuadrante → grupo de turnos → horario → contrato → jornada de la empresa; en Equipo → Jornadas verás la fuente que se aplicó. Límites legales por defecto: 9 horas al día y 40 semanales (art. 34 ET), configurables en Configuración.

Tiempo → Turnos. Crea los tipos (M, T, N, L…) con horas y descanso, y después los grupos con su ciclo (M-M-T-T-N-N-L-L), fecha de inicio y desfase. Asigna personas al grupo con vigencia; el cuadrante se calcula solo. Las reglas de cobertura mínima (por sede, departamento, turno o día) avisan cuando falta gente.

El sistema señala ciclos que incumplen las 12 horas de descanso entre jornadas (art. 34.3 ET) y computa aparte el trabajo nocturno de 22:00 a 06:00 (art. 36 ET).

Tiempo → Cuadrante. Vista mensual o semanal por sede, departamento o grupo. Clic en una celda para fijar una excepción (cambio de turno, libre); «Permutar» intercambia dos personas un día; «Copiar semana» repite una semana ya resuelta. «Publicar» genera una instantánea con hash, avisa a la plantilla y alimenta «Mis turnos» y el calendario ICS de cada persona.

Los cambios posteriores a la publicación se permiten pero quedan marcados: la distribución irregular exige cinco días de preaviso (art. 34.2 ET).

Tiempo → Calendarios. Crea el calendario del año con la comunidad autónoma: se cargan los festivos oficiales del BOE. Añade los dos locales del municipio y los cierres de empresa. Asigna el calendario a cada sede; un festivo trabajado computa distinto y un festivo sin calendario aparecería como ausencia.

Máximo catorce fiestas al año, dos locales (art. 37.2 ET). Repite la operación cada otoño para el año siguiente; el panel te lo recordará.

Tiempo → Ausencias y vacaciones. Pestaña «Política»: días por año, base (laborables o naturales), fecha límite de arrastre, antelación mínima y máximo de personas ausentes a la vez. «Pendientes»: aprobar o rechazar. «Saldos»: devengado, disfrutado, pendiente y ajustes manuales con motivo. «Periodos bloqueados» para campañas.

Las vacaciones son de al menos 30 días naturales y el calendario debe conocerse con dos meses de antelación (art. 38 ET). Los permisos retribuidos (art. 37 ET) están precargados en Pausas y permisos.

Fichaje → Kioskos y dispositivos. Kiosko: «Generar código de alta», ábrelo en la tablet en menos de 48 horas y déjala a pantalla completa; queda vinculada a la sede y se revoca desde aquí. Credenciales: cada persona tiene su QR desde el alta (lo ve, imprime y descarga en su pantalla de fichar; aquí se ve con «Ver QR» y se renueva si se pierde) y, si se quiere, tarjeta NFC. Dispositivos personales: los navegadores desde los que se ha fichado, con límite por persona y revocación. App móvil: QR para difundirla; el mismo aparece en el perfil de cada persona.

Sin biometría ni seguimiento continuo. La geolocalización, si se activa, es solo en el instante de fichar y previa información (art. 13 RGPD).

Empresa → Usuarios. Roles: administrador de grupo (todas las empresas), administrador de empresa, responsable (sede, departamento o equipo), RLT y lectura. Da el rol de responsable a quien aprueba y asígnalo en la ficha de cada persona. Activa la verificación en dos pasos de tu cuenta: escanea el QR con una app de códigos (Google Authenticator, Aegis, 1Password…) y confirma con el código; guarda el secreto en lugar seguro.

Limitar el acceso a quien lo necesita y proteger las cuentas con un segundo factor son medidas exigibles del art. 32 RGPD.

Empresa → Configuración. Horas máximas al día, descanso mínimo entre jornadas, franja nocturna, pausa obligatoria, límite de extras al año, anti doble toque, geolocalización, día de cierre mensual, retención (mínimo cuatro años) y ventana de avisos. Los valores por defecto son los del Estatuto; ajústalos a tu convenio. Desde aquí se genera también el protocolo de registro con tus datos.

Cumplimiento → Cierres mensuales. El día configurado se genera el cierre sellado de cada persona (días, horas trabajadas y previstas, extra, nocturnas, ausencias, saldo) con el hash del último fichaje y un hash propio encadenado al cierre anterior. Se entrega con enlace de acuse. Reabrir exige motivo: se crea un cierre nuevo y el anterior queda como sustituido, visible.

Las personas a tiempo parcial reciben así su resumen mensual con acuse (art. 12.4.c ET).

Cumplimiento → Informes. Agregados por periodo, sede o departamento: trabajadas frente a previstas, extra y nocturnas, absentismo, puntualidad y ausencias por tipo. Descarga en CSV o documento imprimible con enlace temporal. El informe de extras avisa al acercarse al límite de 80 horas anuales (art. 35.2 ET). Para el detalle por persona y día, Equipo → Jornadas.

Cumplimiento → Exportar e Inspección. Exporta el registro del periodo (CSV, JSON firmado, ZIP con los cierres, fichero para nómina); cada fichero queda 24 horas con su SHA-256. Si viene la Inspección, «Crear acceso»: un enlace de solo lectura con caducidad y límite de usos desde el que descargan el registro y verifican la integridad. Cada uso queda anotado; revócalo al terminar.

El registro debe estar a disposición inmediata de la Inspección (art. 34.9 ET); su ausencia o falseamiento es infracción grave (art. 7.5 LISOS).

Cumplimiento → Documentos legales: cláusula informativa para cada trabajador (art. 13 RGPD), protocolo de registro (art. 34.9 ET) y contrato de encargado con Hogeitabi (art. 28 RGPD), ya rellenos con tus datos. Cada persona confirma la lectura de la cláusula desde su perfil y el acuse queda registrado.